24/01/2022
Sabemos que cuando las pequeñas y medianas empresas se inician en el negocio, no siempre pueden contar con soluciones digitales para gestionar el inventario. Por ello, suelen recurrir a métodos tradicionales para llevar el control, como Excel, donde se reflejan los productos que hay en inventario, la referencia, el valor unitario, la cantidad de stock, o las entradas y salidas de artículos.
Excel es un programa muy sencillo que permite una gran cantidad de operaciones, incluso automatizar cálculos gracias a los macros. Por esta razón, se ha convertido en uno de los programas de cálculo más utilizado por las empresas.
Sin embargo, el principal problema que solemos encontrar al utilizar el excel para la gestión de inventario es la gran cantidad de errores que se pueden producir, ya que solemos gestionar una gran cantidad de productos. Por ello, en el momento que podamos, debemos invertir en un software de gestión de inventarios marcadamente empresarial, para no cometer errores y ganar en tranquilidad y tiempo.
Desventajas de usar Excel para el inventario
La información no está automatizada en tiempo real
Cuando los procesos no están automatizados, es muy difícil que la información esté actualizada y podamos saber al instante cómo está el inventario. Así, por ejemplo, para ver la disponibilidad de un producto en almacén, tendríamos que registrar al momento las salidas y entradas de mercancía del almacén, por lo que necesitaríamos a una persona con dedicación exclusiva a esta tarea.
Excel no está pensado como un programa de control de inventario
No hay lugar a dudas de que Excel es un gran programa de cálculo, pero no está diseñado como un software específico de control de inventario. Por ello, es necesario que para usarlo correctamente, preparemos plantillas desde cero, teniendo en cuenta que cualquier error que cometamos en cualquier casilla puede generar un desajuste en los datos finales. Esto implica que cualquier revisión es poca y genera siempre una preocupación añadida al trabajador por la posibilidad de cometer fallos.
No permite sincronización con diferentes almacenes y puntos de venta
Otra de las grandes pegas es que no podemos llevar una gestión de inventario eficaz si tenemos diferentes tiendas o puntos de venta, porque todo lo haremos de manera manual. Así que, todo se vuelve más complejo por ejemplo, en el caso de tener múltiples almacenes y productos que solo están disponibles en uno de los almacenes. Hay que tener mucho cuidado al actualizar los datos.
Seguridad de los datos
Otro aspecto muy importante es el de la seguridad. Si trabajamos el inventario en Excel, el nivel de seguridad se verá condicionado. Y es que, si el archivo de Microsoft Excel está almacenado en un ordenador y hubiera un problema con el disco duro, o un fallo de seguridad por virus informáticos, o fallo del sistema operativo, podríamos perder el documento y quedarnos sin inventario.
Para ello, es necesario que tengamos copias de seguridad actualizadas, por si se perdieran los datos, pudieramos recuperarlos sin problemas. Sin embargo, siempre será mejor tener los datos en un software de gestión en la nube, como trabaja SoportNET y que no estén en tus propios sistemas informáticos.
Movilidad
Si tienes que trabajar desde distintos ordenadores, necesitarás tener copias de seguridad en discos duros externos, e instalado Microsoft Excel en los equipos que vayas a utilizar para seguir trabajando.
Hoy en día, una de las claves son los programas de gestión en la nube, como es el caso de SoportNET, facilitando así la movilidad a los trabajadores e incluso poder trabajar con el inventario en tiempo real en distintos almacenes.
Por todo ello, para poder mejorar el control de almacén, sin lugar a dudas deberás dejar de utilizar Excel y optar por un programa de gestión empresarial que permita un inventario flexible y profesional.
Nuestra herramienta te permite una prueba gratuita de 30 días para que puedas valorar cómo se adapta a tu negocio y comprobar las posibilidades que te brinda para mejorar en tus tareas y en el inventario.
También, tienes la opción de solicitar una demo gratuita para que uno de nuestros asesores te muestre la plataforma y te familiarices con ella.
