14/06/2024
Cómo fichar los empleados
Descubre cómo fichar empleados en pequeñas empresas en este artículo.
Si necesitas implantar un software de control horario para fichar empleados en tu empresa y no sabes ni por dónde empezar. ¡Has llegado al sitio adecuado!
Te contamos todo lo que necesitas saber para obtener el control horario de tus empleados y te proporcionamos una guía paso a paso sobre cómo implementar el fichaje de empleados en tu empresa.
¡Comencemos por lo esencial!
Beneficios de fichar a los empleados en las empresas
Además del beneficio de cumplir con la legalidad, la cual esbozaremos en un apartado más adelante, el fichaje de trabajadores en las empresas ofrece una serie de ventajas.
- Optimización de la gestión del tiempo: Este proceso no solo ayuda a evitar problemas legales para tu empresa, sino que también optimiza la gestión del tiempo y los recursos humanos.
- Aumenta la transparencia: Facilita la gestión eficiente del personal mejorando la transparencia y confianza entre empleadores y empleados.
- Mejora la planificación: Te permite una mejor planificación de turnos, administración de ausencias y vacaciones, y un control efectivo de las horas extra, garantizando una compensación adecuada y evitando abusos laborales.
- Control de la productividad: El control de asistencia en pequeñas empresas también proporciona una visión clara del rendimiento y la disponibilidad de tu personal al identificar patrones de productividad y tiempos muertos.
- Ofrece una visión de posibles mejoras: Además, facilita la identificación de posibles mejoras en la organización del trabajo, aumentando así la productividad y la satisfacción laboral.
En definitiva, automatiza el registro de horas trabajadas, reduce errores y fraudes, permite acceder a informes y análisis de rendimiento completos de los trabajadores y es válido para el fichaje de forma remota.
Guía paso a paso para implementar el fichaje en el trabajo de los empleados
Implementar un sistema de fichaje para pequeñas empresas puede parecer un reto, pero con los pasos adecuados, es posible hacerlo de manera efectiva.
1. Evaluación de necesidades
Primero, debes evaluar las necesidades específicas de tu empresa y elegir el tipo de sistema de fichaje que mejor se adapte a ellas.
Identifica qué necesitas controlar y gestionar como por ejemplo la simple entrada y salida de tus empleados, la gestión de turnos, días festivos, horas extras…
Esta evaluación inicial te ayudará a decidir entre un fichaje geolocalizado o un sistema digital sencillo.
Si te asaltan las dudas, no te preocupes porque en SoportNet te ayudamos a encontrar la solución que mejor se adapta a tus necesidades con nuestro soporte técnico incluido en todos los planes.
2. Selección del software adecuado
En el mercado existen diversas soluciones para fichar empleados en pymes.
Para tomar una buena decisión deberás considerar las funcionalidades que te ofrecen, el costo y la facilidad de uso de cada opción.
Algunos de los mejores software para fichar empleados en pymes incluyen opciones gratuitas y de pago como SoportNet.
3. Implementación y configuración del sistema
La complejidad en este paso dependerá del tipo de software para el fichaje de tus empleados que elijas y de si este incluye soporte técnico o no.
Por ejemplo, en el caso de SoportNet, implementar un sistema de control horario resultará muy sencillo.
Nosotros nos encargamos de configurar y adaptar el software a las necesidades de tu empresa y podrás usarlo fácilmente desde cualquier dispositivo con acceso a la red.
4. Capacitación de los empleados y supervisores
El último paso será capacitar y concienciar a los empleados sobre cómo utilizar el nuevo sistema de fichajes y la importancia de hacerlo correctamente.
También podemos ayudarte en este paso e incluso volver a ajustar la configuración si surgiera algún detalle no contemplado inicialmente.
Tipos de sistemas de fichaje: características y precios
Como ya te hemos comentado, el mercado ofrece una amplia gama de herramientas para fichar empleados en pequeñas empresas. Así que primero, demos información sobre los software gratuitos, de pago y de las aplicaciones móviles.
Software gratuito vs. pago
Los software gratuitos a menudo tienen funcionalidades limitadas en comparación con las versiones de pago, lo que puede restringir su utilidad a medida que la empresa crece.
Además el soporte técnico puede ser limitado o inexistente y las actualizaciones menos frecuentes.
Por tanto, las medidas de seguridad podrían no estar al mismo nivel que en las soluciones de pago, lo que podría poner en riesgo la protección de datos en tu empresa y no cumplir con la legalidad.
Para una pequeña empresa que recién comienza y tiene un presupuesto ajustado, una buena solución gratuita sería solicitar el Kit Digital para tu empresa lo que te permitirá disponer de nuestra herramienta con todas sus funcionalidades y soporte incluido durante un año.
Si es tu caso, como agentes digitalizadores, podemos realizarte la gestión al completo para que disfrutes de SoportNet 100% gratis.
Aplicaciones móviles para fichar empleados
En el amplio mundo tecnológico de hoy en día, puedes encontrar desde sencillas aplicaciones móviles para fichar empleados en empresas.
También existen soluciones que permiten fichar empleados remotamente en pequeñas empresas que pueden incluir sistemas de geolocalización.
Estas herramientas permiten el control de asistencia a través de dispositivos móviles, lo que es perfecto para empleados en teletrabajo.
SoportNet te proporciona soluciones completas y económicas que permitirán a tus empleados fichar desde cualquier dispositivo conectado a internet y te ofrece un control total muy sencillo y centralizado.
Sistema SoportNet
Sistemas multi-dispositivo
Algunos sistemas populares incluyen opciones de multidispositivo, integración con otras herramientas de gestión y soluciones específicas para diferentes tamaños de empresa.
Integración con otras herramientas de gestión
Por ejemplo, SoportNet te ofrece soluciones robustas y escalables. Analiza y elige la opción que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.
Costos y planes de suscripción
Con SoportNet dispones de 30 días de prueba gratuita con soporte incluido o también tienes la opción de usar nuestra herramienta al completo durante un año 100% subvencionado a través del Kit Digital.
Finalizado el periodo de prueba gratuito te ofrecemos planes adaptados a tu empresa desde 40€/mes.
Cumplimiento legal: Normativas sobre el registro de jornada laboral
Cumplimiento con la legislación
Desde la implementación del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas pequeñas y grandes en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados.
No cumplir con esta obligación puede resultar en sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo, lo que hace que fichar a los empleados en pequeñas empresas sea fundamental para garantizar un control adecuado de las horas trabajadas y el cumplimiento de la normativa laboral.
Ley de control horario en España
En España, la normativa sobre el registro de jornada laboral exige que todas las empresas registren las horas de trabajo de sus empleados.
Requisitos legales para pequeñas empresas
Esto incluye a las pequeñas empresas, que deben asegurarse de cumplir con esta ley para evitar sanciones.
Es crucial conocer la normativa sobre fichar empleados en pymes y mantenerse actualizado sobre cualquier cambio.
Cómo prepararse para inspecciones de trabajo
Un sistema de fichaje bien implementado no solo facilita el cumplimiento legal, sino que también protege a la empresa en caso de inspecciones laborales.
Consejos para el fichaje de tus trabajadores
Para asegurar un proceso de fichaje eficiente, sigue estos consejos:
- Elige un sistema intuitivo y fácil de usar como el de SoportNet.
- Capacita adecuadamente a tus empleados, nosotros te indicamos como hacerlo.
- Revisa regularmente los informes de asistencia para detectar posibles problemas, esto puedes realizar tú mismo fácilmente o delegarlo en alguien de tu empresa.
- Además, considera implementar un sistema de fichaje que permita la geolocalización y el fichaje desde dispositivos móviles. Esto no solo facilita el control de asistencia, sino que también proporciona flexibilidad a los empleados que trabajan fuera de la oficina.
