26/05/2022
El suministro de mercancías es un aspecto clave en el proceso de producción de todo tipo de empresa, ya que de él depende que no se rompa el stock y la empresa pueda seguir con su actividad de manera normal, cumpliendo los plazos de entrega establecidos.
Si no tenemos una política eficaz en la gestión de compras a proveedores, las ventas y, por tanto, los ingresos pueden verse alterados.
Antes de nada, si queremos gestionar eficazmente las órdenes de compra, es importante que primero utilicemos un programa de gestión de stock que nos ayude a crear una estrategia de compras que dé respuesta a la demanda de nuestros clientes y pueda cubrir momentos especiales de mayores ventas en el año (navidades, rebajas, black friday). Este tipo de previsión es muy importante y si no sufrimos una rotura de stock, nuestra imagen no se verá dañada.
Como podrás imaginar, gestionar las órdenes de compra es mucho más que un mero aspecto administrativo, en el que emites la orden al proveedor y recibes la mercancía con su correspondiente albarán y factura. Por ello, hoy queremos prestar atención a este aspecto de la gestión de la empresa para que puedas obtener una mayor rentabilidad en tu negocio.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra recogen la relación de artículos que un comprador solicita a un vendedor, es decir, es un pedido a un proveedor. De este modo, toda orden de compra debe tener:
- Los datos del comprador
- Los datos del proveedor
- Fecha y lugar de emisión del pedido
- Nombre del producto
- Cantidad
- Precio
- Forma de entrega
- Condiciones de pago
- Costes de envío
- Firma autorizada
Gracias a este documento, el proveedor emitirá una factura basándose en estos datos.
Para las pequeñas empresas, lo más normal es emitir órdenes de compra a diferentes proveedores, y los desafíos más comunes a los que deberá hacer frente son:
- Tener asociados correctamente en la base de datos los productos con el proveedor que los suministra.
- Tener actualizados los datos de contacto de los proveedores
- Realizar pedidos a proveedores en la fecha adecuada para evitar la rotura de stock.
Si llevamos a cabo la gestión manual de los pedidos a proveedores y órdenes de compra, estaremos aumentando las probabilidades de error humano.
En el mercado existen soluciones tan potentes para dicha gestión como nuestro software de gestión ERP SoportNET, que te permite llevar a cabo tareas automatizadas y realizar tus pedidos de mercancías en un simple clic.
Ya no te tendrás que preocupar por hacer de manera manual los pedidos de mercancías, por lo que no te quedarás sin stock y automatizarás parte del proceso de compra. Ganarás mucho tiempo, evitarás errores humanos y tu gestión será mucho más eficaz.
Fechas de entrega y automatización de pedidos
Cuando vamos a realizar una orden de entrega, uno de los aspectos que hay que tener en cuenta es la fecha del pedido y el tiempo de entrega para evitar retrasos con nuestros clientes.
No obstante, existen muchos modelos de negocio, como aquellos que no tienen stock de forma permanente, y sólo actúan como intermediarios entre el proveedor y el cliente, siendo estos quienes envían el producto directamente al cliente.
De todos modos, debes procesar tus pedidos de manera eficaz, ya que cualquier retraso repercute en la imagen de marca y en la calidad del servicio al cliente. Si optas por una solución que te permita gestionar los pedidos a proveedores, todo el proceso será mucho más fácil y podrás automatizar la solicitud de mercancías a proveedores. Por ello, te recomendamos que para gestionar los pedidos a proveedores y órdenes de compra, lo hagas con nuestra soluciones ERP y descubras cómo puede adaptarse a tu modelo de negocio.
Así, podrás indicar el producto y la cantidad y enviarlo al proveedor de forma automática. Al recibir respuesta, podrás realizar tu pedido de compra desde la misma solicitud, sin perder tiempo en volver a elaborar el mismo documento. De esta manera tan fácil podrás crear solicitudes de precios para múltiples proveedores y enviarlas por email.
Automatizamos todos los procesos para que no pierdas el tiempo. Así, con la factura de compra se generan los vencimientos de pago, en los que se reflejan los importes a pagar a los proveedores.
Con un sólo click, podrás convertir un albarán en una factura de compra, con sus vencimientos de pago correspondientes y, si los hubiera, los pagos realizados.
En cuanto a los albaranes, una vez servido el pedido, con el albarán de compra podrás dar entrada a los productos en el stock. Así, si se tratase de un producto que trabaja por lotes, desde el mismo albarán podrás definir el lote y el valor de sus características.
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