Gestiona correctamente las órdenes de compra a proveedores

Gestiona correctamente las órdenes de compra a proveedores

El suministro de mercancías es un aspecto clave en el proceso de producción de todo tipo de empresa, ya que de él depende que no se rompa el stock y la empresa pueda seguir con su actividad de manera normal, cumpliendo los plazos de entrega establecidos.

Si no tenemos una política eficaz de compras a proveedores, las ventas y, por tanto, los ingresos pueden verse alterados.

Antes de nada, si queremos gestionar eficazmente las órdenes de compra, es importante que primero tengamos una estrategia de compras que dé respuesta a la demanda de nuestros clientes y pueda cubrir momentos especiales de mayores ventas en el año (navidades, rebajas, black friday). Este tipo de previsión es muy importante y si no sufrimos una rotura de stock, nuestra imagen no se verá dañada.

Como podrás imaginar, gestionar las órdenes de compra es mucho más que un mero aspecto administrativo, en el que emites la orden al proveedor y recibes la mercancía con su correspondiente albarán y factura. Por ello, hoy queremos prestar atención a este aspecto de la gestión de la empresa para que puedas obtener una mayor rentabilidad en tu negocio.

Órdenes de compra

Las órdenes de compra recogen la relación de artículos que un comprador solicita a un vendedor, es decir, es un pedido a un proveedor. De este modo, toda orden de compra debe tener:

  • Los datos del comprador
  • Los datos del proveedor
  • Fecha y lugar de emisión del pedido
  • Nombre del producto
  • Cantidad
  • Precio
  • Forma de entrega
  • Condiciones de pago
  • Costes de envío
  • Firma autorizada

Gracias a este documento, el proveedor emitirá una factura basándose en estos datos.

Para las pequeñas empresas, lo más normal es emitir órdenes de compra a diferentes proveedores, y los desafíos más comunes a los que deberá hacer frente son:

  • Tener asociados correctamente en la base de datos los productos con el proveedor que los suministra.
  • Tener actualizados los datos de contacto de los proveedores
  • Realizar pedidos a proveedores en la fecha adecuada para evitar la rotura de stock.

Si llevamos a cabo la gestión manual de los pedidos a proveedores y órdenes de compra, estaremos aumentando las probabilidades de error humano.

En el mercado existen soluciones tan potentes para dicha gestión como nuestro software ERP SoportNET, que te permite llevar a cabo tareas automatizadas y realizar tus pedidos de mercancías en un simple clic.

Ya no te tendrás que preocupar por hacer de manera manual los pedidos de mercancías, por lo que no te quedarás sin stock y automatizarás parte del proceso de compra. Ganarás mucho tiempo, evitarás errores humanos y tu gestión será mucho más eficaz.

Fechas de entrega y automatización de pedidos

Cuando vamos a realizar una orden de entrega, uno de los aspectos que hay que tener en cuenta es la fecha del pedido y el tiempo de entrega para evitar retrasos con nuestros clientes.

No obstante, existen muchos modelos de negocio, como aquellos que no tienen stock de forma permanente, y sólo actúan como intermediarios entre el proveedor y el cliente, siendo estos quienes envían el producto directamente al cliente.

De todos modos, debes procesar tus pedidos de manera eficaz, ya que cualquier retraso repercute en la imagen de marca y en la calidad del servicio al cliente. Si optas por una solución que te permita gestionar los pedidos a proveedores, todo el proceso será mucho más fácil y podrás automatizar la solicitud de mercancías a proveedores. Por ello, te recomendamos que para gestionar los pedidos a proveedores y órdenes de compra, lo hagas con nuestra solución ERP y descubras cómo puede adaptarse a tu modelo de negocio.

Así, podrás indicar el producto y la cantidad y enviarlo al proveedor de forma automática. Al recibir respuesta, podrás realizar tu pedido de compra desde la misma solicitud, sin perder tiempo en volver a elaborar el mismo documento. De esta manera tan fácil podrás crear solicitudes de precios para múltiples proveedores y enviarlas por email.

Automatizamos todos los procesos para que no pierdas el tiempo. Así, con la factura de compra se generan los vencimientos de pago, en los que se reflejan los importes a pagar a los proveedores.

Con un sólo click, podrás convertir un albarán en una factura de compra, con sus vencimientos de pago correspondientes y, si los hubiera, los pagos realizados.

En cuanto a los albaranes, una vez servido el pedido, con el albarán de compra podrás dar entrada a los productos en el stock. Así, si se tratase de un producto que trabaja por lotes, desde el mismo albarán podrás definir el lote y el valor de sus características.

Prueba durante 30 días gratis nuestros software de gestión de empresa y descubre lo rápido, fácil y cómodo que puedes hacer el mismo trabajo y en mucho menos tiempo.

Y si lo deseas, puedes solicitar una demostración en vivo para que uno de nuestros técnicos pueda mostrarte la herramienta por dentro y descubras todas sus ventajas.

Entrega tu mercancía a tiempo con una buena gestión de tu ERP

Entrega tu mercancía a tiempo con una buena gestión de tu ERP

No hay nada más frustrante para un cliente que no recibir a tiempo sus productos de un eCommerce. Esto acarrea una mala imagen a la empresa, que deberás gestionarla así como las incidencias y quejas de los clientes registradas en la plataforma.

Sabemos que evitar totalmente los retrasos en los envíos es algo imposible porque intervienen muchos factores que están fuera de nuestro alcance.

No obstante, sí hay otros que podemos trabajar y controlar para que los clientes reciban sus pedidos en el plazo estipulado y generar una buena experiencia de compra.

Tips para evitar retrasos en las entregas al cliente

Como ya hemos comentado, hay muchos factores que pueden influir en el retraso de la entrega de mercancía, y dependen del tipo de empresa, de si tienen transportista propio o cuentan con servicios logísticos, así como de la localización geográfica del punto de salida y del punto de destino, por ejemplo.

Sin embargo, hay otras variables que sí puedes trabajar para tratar de que los retrasos en los envíos no sean una constante sino algo puntual que no eche por tierra tu marca de empresa.

Controla el stock para evitar roturas

A veces es frecuente que un pedido se retrase y no llegue en su momento porque haya una rotura en el stock y tengas que pedirlo al proveedor.
Para evitarlo, lo mejor es utilizar un sistema de gestión ERP que te permita programar un stock mínimo para evitar este tipo de roturas y tener controlado en todo momento el stock en el almacén así como en las diferentes tiendas que puedas tener.

Con SoportNET, cada movimiento deja siempre huella. Si es una venta, una compra, si es un cambio de almacén o si se modificó la entrada de la mercancía, por ejemplo.

Sistema Multialmacén

  • Podrás controlar múltiples almacenes y el stock de cada uno de ellos.
  • Podrás actualizar automáticamente el stock de cada almacén tras la entrada/salida a través de documentos.

Productos

La ficha de productos contiene toda la información, y es un elemento estrella en SoportNET. Además, con el stock mínimo indicado en el producto se puede saber en qué punto realizar un pedido nuevo, con lo que evitaremos la rotura de stock.

Trazabilidad y Lotes

El control por lotes de SoportNET permite configurar los datos a informar para cada lote. Así, en las entradas de mercancía se registran los datos requeridos en la gestión de la trazabilidad y loteado de productos y en las salidas se seleccionará el lote ya registrado a través de la entrada o ya creado en la Producción.

Producción

La Producción de artículos te permite crear nuevos productos, con sus lotes si fuera necesario, a partir de las materias primas que elijas. Incluso se pueden definir escandallos (recetas) para cada uno de los productos, de manera que el sistema sabe qué tiene que utilizar cuando vayas a realizar una producción. Por lo que, el stock estará controlado en todo momento.

Además, nuestro ERP cuenta con un conector Woocommerce para que los productos estén siempre sincronizados de manera automática y puedas trabajar desde una única plataforma.

Varios proveedores para un mismo producto

En ciertas ocasiones, puedes encontrarte con producciones que se realizan cuando el cliente realiza el pedido, por lo que los tiempos de entrega se tienen que ajustar a los tiempos de producción de tu proveedor.

Por ello, para minimizar el plazo de los tiempos de producción, una estrategia eficaz que puedes implementar es trabajar con distintos proveedores, para que si uno no puede conseguir el producto lo puedas obtener con el otro. Así reducirás el riesgo en caso de que un proveedor no pueda cumplir un plazo.

Plazos de entrega razonables

Procura que los plazos de entrega que estableces en tu tienda online sean realistas y se ajusten a los tiempos de entrega de tus proveedores. Ten en cuenta que no es razonable ofrecer el mismo plazo para productos que tienes en stock y para los que no tienes disponibles.

Anticípate para la compra en días especiales

A lo largo del año, hay días especiales en los que las compras se pueden disparar y debes estar preparado para dar una buena respuesta al Black Friday, Navidad o las rebajas, por ejemplo.

Por ello, debes tener una buena previsión de la cadena de suministros, para que la estacionalidad no afecte a tus existencias y pueda generar situaciones que provoquen retrasos en las entregas.